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Mac OS – Textbaustein-Programme für mehr Produktivität im Alltag

Jeder kennt sie: Die immer wiederkehrenden Floskeln und Zeichenfolgen wo man kurz davor ist sich einen Wolf zu tippen. Beispiel gefällig? Wie oft schreiben Sie am Tag Ihre E-Mail-Adresse oder die Phrase „Sehr geehrte Damen und Herren“? Aber nicht nur das, nicht unregelmäßig erhalten wir Anfragen per E-Mail die nur einer Standardantwort bedürfen. Mit einem Textbaustein Programm legen Sie für solche Fälle wiederverwendbare Texte an und erhöhen damit Ihre alltägliche Produktivität unter Mac OS X.

Vorgeschichte und Fallbeispiel

Kürzlich hatte ich folgende Herausforderung: Ich war auf Wohnungssuche im schönen München und wollte – wie (zu) viele andere auch – über wg-gesucht.de eine passende Bleibe finden. Also: Erst einmal eine Flut von E-Mails an die Wohnungsanbieter schreiben und auf eine Antwort hoffen. Damit die Rücklaufquote nicht ganz gegen null läuft, sollte man den Text möglichst individuell auf das jeweilige Wohnungsinserat und die Interessen der potentiellen WG-Mitbewohner abstimmen. Doch das kostet Zeit, sogar ziemlich viel Zeit, wenn man das ernsthaft betreibt.

Die temporäre Lösung? Binnen weniger Tage sind zahlreiche Textdateien entstanden, wo jede das individuelle Anschreiben an einen Wohnungsanbieter enthielt. Aus diesen Textdateien habe ich bei jeder neuen Anfrage einzelne Textbausteine zusammenkopiert und somit ein individuelles Anschreiben erzeugt. Obwohl diese Taktik viel effizienter war als die E-Mail immer komplett neu zu tippen, war sie nicht ideal. Eine bessere Lösung musste her: Individuelle Textbausteine mit Schnellzugriff

Mac OS X – Textbausteine mit Boardmitteln

Das Apple Betriebssystem beherrscht seit Mac OS X Lion den Umgang mit Textbausteinen bereits im Standard. Überrascht? Keine Sorge, Sie sind sicherlich nicht der einzige der dieses Feature noch nicht kannte. Denn zum einen hat Apple nie einen großen Hype um diese effiziente Alltagshilfe gemacht und zum anderen ist sie auch noch ganz gut versteckt.

Zu finden sind die Textbausteine unter Mac OS X unter Systemeinstellungen -> Sprache & Region -> Systemeinstellungen „Tastatur“ -> Text

Geben Sie nun – beispielsweise in Apple Mail – die Buchstabenfolge „mail“ ein, gefolgt von einem Leerzeichen oder der Enter-Taste, dann wird der Textteil automatisch durch die E-Mail-Adresse (wie im Bild angegeben) ersetzt. Das große Manko dieser Funktion: Durch die gewählte Implementierung und Unbekanntheit – auch bei den Softwareentwicklern – können die hinterlegten Textbausteine standardmäßig nur in einigen nativen Mac OS X Softwareprodukten wie Apple Mail, Safari, iMessage oder TextEdit (alles getestet in Mac OS X Mavericks) genutzt werden. Im E-Mail Client Mozilla Thunderbird gibt es beispielsweise überhaupt keine Möglichkeit die Textbausteine zu nutzen, weshalb für viele – mich eingeschlossen – das Mac OS X Boardmittel für Textbausteine keine anständige Lösung darstellt.

Alternative Mac OS X Programme für Textbausteine

Glücklicherweise gibt es zahlreiche Softwarealternativen zur Nutzung von Textbausteinen, die sich – wie so häufig – im Preis als auch im Funktionsumfang unterscheiden. Im Folgenden werde ich Ihnen zwei Programme vorstellen, die mich im Test überzeugen konnten und folgende Features (Ausschnitt) beinhalten:

  • Ersetzung eines kurzen Snippets (Kürzel) in allen Programmen (unformatiert oder formatiert) mit beliebigem Text
  • Snippets in Gruppen organisieren und diese Gruppen einer speziellen Anwendung zuweisen
  • Backup der Snippets (z.B. via Dropbox oder in einem vordefinierten Ordner)
  • Snippet-Formulare erstellen, um nur noch Lücken eines vorgefertigten Textes ausfüllen zu müssen (siehe Bildschirmfotos weiter unten)
  • Verwendung von unterschiedlichen Variablen (Datum, Uhrzeit, mathematische Operationen)
  • Verschachtelung von Snippets (ein Snippet kann ein anderes Snippet beinhalten)
  • Snippets mit Integration der Zwischenablage
  • Cursor nach Ersetzung des Snippets automatisch platzieren
  • u.v.m.

aText – Günstige Textbausteine für Mac OS X

Die Mac App aText ist mit einem Preis von 4,49 € eines der günstigsten Textbaustein Programm auf dem Markt für Mac OS X und beherrscht alle Funktionen die sich der Einsteiger und auch der Fortgeschrittene in einem solchen Programm wünschen kann. Die Oberfläche ist sehr übersichtlich und fast identisch mit der von TextExpander (siehe weiter unten).

Positiv in aText ist unter anderem die Möglichkeit der Vergabe von ähnlich lautenden Snippets aufgefallen, die in TextExpander nicht möglich ist. Wird beispielweise ein Snippet mit der Abkürzung ;mail und ein anderes mit mail hinterlegt (ohne Strichpunkt am Anfang), dann stellt aText bei der Eingabe von ;mail automatisch ein Auswahlmenü bereit, wo der Anwender mittels Tastatur eines der vorgeschlagenen Textbausteine auswählen kann.

Auch die Erstellung von Textbausteinen als Formular ist übersichtlich und einfach gestaltet. Man gibt hierzu einfach die hinterlegte Abkürzung ein, z.B. ;dspende und anschließend erscheint das zuvor erstellte Formular als Popup wo die fehlenden Informationen nachgetragen werden können. Mit einem Druck auf die Enter-Taste wird der fertige Text anschließend eingefügt.

Etwas verwirrend ist bei der Zusammenstellung eines Formulars mit den einzelnen Eingabefeldern die Option „Optional“. Für jedes Eingabefeld kann nämlich definiert werden, ob dieses optional ist oder nicht. Leider erweist sich diese Funktion als nutzlos, denn egal ob diese aktiviert ist oder nicht, mit der Enter-Taste wird jedes ausgefüllte bzw. auch nicht ausgefüllte Formular eingefügt. Als Schwachstelle und somit negatives Bewertungskriterium hat sich an dieser Stelle die Hilfe erwiesen, welche leider weder im Programm noch im Web existiert. Weiterer Kritikpunkt: Die App ist nicht vollständig ins Deutsche übersetzt, weshalb sich an einzelnen Stellen (vor allem in den Einstellungen) immer wieder Englische Texte finden.

Eine 14-tägige Testversion der Software gibt es auf der Seite der Entwickler. Wer bereits jetzt überzeugt ist, kann das Produkt direkt aus dem Mac App Store über folgenden Link laden: aText

TextExpander – Der Allrounder unter den Textbaustein-Programmen

Das Programm TextExpander für Mac OS X ist mit einem Preis von 30,99 € (Mac App Store) bzw. 40,95 € im Family Pack (unbegrenzt viele Rechner im gleichen Haushalt) im Vergleich zu aText schon wesentlicher teurer. Dafür erfüllt die Software aber auch noch die kleinsten Wünsche (bis auf die Doppelbelegung der Kürzel).

So gibt es beispielsweise eine ausführliche Hilfe (deutsch), zahlreiche Video-Tutorials (englisch), eine vollständig übersetzte Software und zusätzlich einen informativen Newsletter, der (wenn man so etwas mag) in regelmäßigen Abständen hilfreiche Tipps zur Steigerung der persönlichen Produktivität im Umgang mit TextExpander gibt. Auch werden darin immer mal wieder neue und vielleicht unbekannte Funktionen vorgestellt.

Die Oberfläche ist ganz ähnliche wie die von aText. Wer hier von wem abgeschaut hat kann ich an dieser Stelle leider nicht sagen, die Ähnlichkeit (auch bei anderen Fenstern) ist allerdings sehr verblüffend.

Ein überaus nützliches Feature, das aText leider nicht bietet, ist die Festlegung, wann das eingegebene Kürzel mit dem hinterlegten Textbaustein ersetzt werden soll. In aText (und im Standard auch bei TextExpander) findet eine Ersetzung unmittelbar nach der Eingabe des jeweiligen Kürzels statt. Alternativ kann man in TextExpander definieren, dass eine Ersetzung nur stattfindet, wenn dem Kürzel ein bestimmtes Trennzeichen (z.B. Leerzeichen, Enter-Taste) folgt, was die Flexibilität erhöht und gegebenenfalls unerwünschte Ersetzungen vermeidet.

Bei der Formularfunktion gibt es – außer der Tatsache, dass es die Option „Optional“ bei normalen Feldern nicht gibt – keine weiteren Besonderheiten.

Schließlich sind bei TextExpander noch zwei Funktionen aufgefallen, wo eine davon das Programm von anderen Produkten der Sparte abhebt und die andere sehr komfortabel ist. Bei der ersten Funktionen handelt es sich um die Möglichkeit die in TextExpander angelegten Textbausteine auch unter iOS auf dem iPhone oder iPad mit der App TextExpander Touch für 4,49 € zu nutzen und diese mit der Synchronisationsfunktion abzugleichen.

Bei der anderen Funktion handelt es sich um eine Fülle von vordefinierten Gruppen mit Textbausteinen wie beispielsweise für HTML/CSS-Code oder Internetproduktivitätsfunktionen. Einen dieser Internetproduktivitäts-Textbausteine möchte ich Ihnen noch kurz vorstellen: Den Bit.ly URL Shortener.

Bei einem URL-Shortener handelt es sich um einen Dienst, der einen langen und kryptischen Link zu einem sogenannten Kurzlink minimiert (siehe auch Links kürzen – URL Shortener im Überblick). Nun kann mithilfe des in TextExpander vorhandenen Produktivitätsbausteins mittels Snippets ein Link in der Zwischenablage automatisch in solch einen Kurzlink des Anbieters Bit.ly (andere Anbieter sind auch vorhanden) umgewandelt werden.

Dazu geht man in TextExpander im Menü auf Ablage -> Vordefinierte Gruppe hinzufügen -> Internetproduktivitäts-Textbausteine. Ist diese Gruppe hinzufügt, dann klickt man auf das Snippet Create bit.ly shortened URL und dupliziert dieses. Dadurch können Änderungen am AppleScript-Code vorgenommen werden. Nun entfernt man die eingefügte Gruppe wieder (wenn keine weiteren Vorlagen benötigt werden) und passt den Snippet-Code (die zwei Variablen zu Beginn des Codes) an.

Die Daten für die Variablen my_Login sowie my_API_Key erhält man über die Homepage des Anbieters sobald man sich in seinen Account (dieser ist zwingend notwendig) eingeloggt hat und anschließend Settings –> Advanced aufruft.

Ist der Code angepasst und man kopiert nun einen Link in die Zwischenablage um dann bei Twitter das Kürzel für den URL-Shortener einzugeben, dann wird automatisch aus dem in der Zwischenablage liegenden Link ein Kurzlink über Bit.ly erzeugt.

Für TextExpander gibt es eine Testversion die sogar 30 Tage lang genutzt werden kann. Wer die Software jetzt schon kaufen möchte, der findet den passenden Mac App Store Link hier: TextExpander

Verlosung und Teilnahmebedingungen

Verlost werden im Zeitraum vom 15. August 2014 bis einschließlich Freitag, den 29. August 2014 (24 Uhr) eine TextExpander Lizenz für Mac OS X im Gesamtwert von über 30 Euro. Die Teilnahme ist kostenlos und jeder natürlichen Person erlaubt und möglich, die den nachfolgend verlinkten Beitrag auf der Facebook-Seite von Blog IT-Solutions liked und/oder kommentiert.

Update: Das Gewinnspiel ist bereits beendet.

Alle Gewinner werden vom Veranstalter Blog IT-Solutions unmittelbar nach Verlosungsende mithilfe der “Glücksfee” von Fanpage Karma ermittelt. Teilnehmerdaten werden im Rahmen dieser Verlosung auf Facebook nicht erhoben, weshalb eine Gewinnbenachrichtigung üblicherweise erfolgt, indem der Facebook-Username des Gewinners als Kommentar unter dem Gewinnspielposting bekanntgegeben wird. Sollte sich der Gewinner anschließend innerhalb von 2 Tagen nicht melden, halten wir uns das Recht vor, einen neuen Gewinner aus dem Teilnehmerkreis zu ermitteln.

Fazit

Textbaustein-Programme für Mac OS X sind eine tolle und vor allem einfache Möglichkeit seine persönliche Produktivität zu steigern. Wer ein einfaches und vor allem kostengünstiges Textbaustein-Programm sucht, der ist mit aText bestens beraten. Wollen Sie hingegen Ihre Textbausteine auch auf das eigene iPhone oder iPad synchronisieren oder legen Wert auf eine ausführliche Hilfe, dann treffen Sie auch mit TextExpander keine falsche Entscheidung, auch wenn der Preis sehr hoch ist.

Getestet unter Mac OS X Mavericks 10.9(.4), TextExpander 4.3(.2) und aText 2.13

Veröffentlicht von Josef Seidl

Josef Seidl hat an der TU München und der Stanford University Wirtschaftsinformatik studiert, bevor er mit INNOSPOT sein eigenes Unternehmen gründete. Er ist begeistert von Technik, schätzt performante Webseiten und ist gerne in den Bergen unterwegs. Zu finden ist er auch bei LinkedIn und privat bei Twitter.