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iCloud Kalender und Outlook gemeinsam nutzen

Nicht selten kommt es vor, dass in Projekten verschiedene Personen zusammenarbeiten, die sich in unterschiedlichen IT-Welten bewegen. In diesem Fall stellen schon kleine organisatorische Aufgaben wie ein gemeinsamer Kalender, der sowohl unter Mac OS X in der Kalender.app als auch unter Windows in Outlook genutzt werden soll, eine Herausforderung dar. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie auch diese Aufgabe erfolgreich meistern.

Folgendes Szenario: Ich selbst lebe schon seit Jahren mit meinen Terminen in der Apple Welt. Das bedeutet, alle meine Termine werden entweder unter Mac OS X in der Kalender.app oder auf dem iPhone gepflegt und via iCloud stets synchron gehalten. Mein Projektpartner nutzt allerdings zur Verwaltung seiner Termine Outlook und hat noch dazu ein Android-Gerät, wo er seinerseits alle Termine pflegt. Eine Umstellung auf einen reinen Online-Kalender stellt keine Lösung dar, da aufgrund von etablierten Gewohnheiten die Pflege des Kalenders nur sehr selten oder gar nicht stattfinden würde.

Anlegen eines gemeinsamen Google-Kalenders

Als Basis zur Lösung des Problems dient ein gemeinsamer Google-Kalender, der auf allen Geräten eingebunden und auch gepflegt werden kann. Zum Anlegen eines solchen Kalenders gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie https://www.google.com/calendar/ und loggen Sie sich mit Ihrem Google-Account ein.
  2. Klicken Sie in der linken Sidebar unter Mein Kalender auf den nach unten gerichteten Pfeil und wählen Sie Neuen Kalender erstellen
  3. Für den Kalender können nun unterschiedliche Daten gepflegt werden. Wichtig für die gemeinsame Nutzung ist, dass Sie den Kalender für andere Personen unter Für bestimmte Personen freigeben zulassen. Nutzen Sie hierfür die bei Google hinterlegte E-Mail Adresse der anderen Person mit der Sie den Kalender teilen möchten. Konfigurieren Sie die Berechtigung Termin ändern und klicken Sie auf Person hinzufügen
  4. Mit einem Klick auf Kalender einrichten wird der Kalender angelegt. Gleichzeitig wird die andere Person via E-Mail darüber benachrichtigt, dass ein Kalender für seinen Account freigegeben wurde. Nun muss diese Person die Freigabe noch bestätigen, damit der Kalender auch in seinem oder ihrem Google-Konto angezeigt wird.

Integration des Google-Kalenders unter Mac OS X in die Kalender.app (früher iCal)

Die Integration des angelegten Google-Kalenders in der Mac-Welt gestaltet sich recht einfach. Führen Sie dazu folgende Schritte aus:

  1. Navigieren Sie zu  -> Systemeinstellungen -> Internet-Accounts
  2. Klicken Sie im rechten Bereich auf das große Google-Logo
  3. Geben Sie Ihre Google-Account Daten ein
  4. Entfernen Sie alle Haken bis auf den Haken beim Punkt Kalender und klicken Sie auf Fertig
  5. In der Kalender.app unter Mac OS X ist nun der Google Kalender sichtbar. Falls nicht, dann wählen Sie in der Kalender.app im Menü Darstellung -> Kalenderliste einblenden.

Im Beispiel ist der Kalender BITS der gemeinsam genutzte Kalender, weshalb alle anderen Kalender wieder ausgeblendet werden können. Dazu entfernen Sie den Haken vor dem jeweiligen Kalender der nicht mehr weiter angezeigt werden soll. Sobald Sie nun einen Termin (im Kalender BITS) anlegen, löschen oder ändern, dann wird dieser automatisch mit dem Google Kalender synchronisiert.

Integration des Google-Kalenders auf einem iPhone unter iOS

Da es sich bei dem Google-Kalender nicht um einen Kalender handelt der automatisch über die iCloud mit anderen Apple Endgeräten synchronisiert wird, muss der Google-Kalender auf jedem Gerät manuell eingebunden werden. Unter iOS ist folgendes Vorgehen notwendig:

  1. Öffnen Sie Einstellungen -> Mail, Kontakte, Kalender -> Account hinzufügen
  2. Wählen Sie Google und geben dann Ihre Google-Zugangsdaten ein. Mit Weiter erscheint der nächste Bildschirm.
  3. Hier wählen Sie nur die Option Kalender und tippen auf Sichern

Anschließend werden – analog zur Einbindung des Kalenders unter Mac OS X – alle Ihre Google-Kalender im iOS-Kalender angezeigt. Auch hier können Sie nach belieben wieder unnötige Kalender ausblenden.

Integration des Google-Kalenders unter Windows in Outlook

War die Einbindung des Google-Kalenders in der Apple-Welt noch recht einfach, so wird es jetzt leider ein Stückchen komplizierter. Outlook bietet im Standard nämlich keine Möglichkeit einen Google-Kalender mit vollem Funktionsumfang zu integrieren. Zwar kann der Kalender von Google als sogenannter Internetkalender abonniert werden (hier eine passende Anleitung), dann ist allerdings nur ein lesender Zugriff auf den Kalender möglich. Der Grund dafür ist, dass Microsoft in Outlook keine Möglichkeit anbietet seine Google-Account Daten zu hinterlegen. Als Konsequenz können ohne diese Rechte keine Änderungen am Google-Kalender durchgeführt werden.

Abhilfe schafft hier das Tool Google Calendar Sync, dass seitens Google zwar nicht mehr weiterentwickelt wird, aber scheinbar auch unter Windows 8 in Kombination mit Outlook 2010 und 2013 noch problemlos funktioniert. Mein Blogger-Kollege Caschy hat hier vor einiger Zeit eine passende Anleitung veröffentlicht: Microsoft Outlook mit dem Google Kalender synchronisieren

Hinweis: Bitte beachten Sie unter Umständen auch die Kommentare im verlinkten Artikel. So wird dort beispielsweise beschrieben, dass das  Sychronisationsintervall mindestens 120 Minuten betragen sollte.

Integration des Google-Kalenders unter Android

Die Synchronisation des letzten Endgerätes, welches in diesem Szenario noch fehlt, müsste eigentlich nicht mehr erwähnt werden. Wer mit Android nämlich sein Google-Konto nutzt (was ja Pflicht ist), der hat den neuen Kalender sowieso schon automatisch in seiner Kalender-App.

Fazit

Die Integration eines gemeinsamen Kalenders, sowohl mit Lese- als auch Schreibzugriff, ist über die Grenzen der verschiedenen Betriebssysteme hinweg gar nicht so einfach zu realisieren. Vor allem Outlook macht bei der Integration (wenn auch schreibender Zugriff möglich sein soll) in der Regel Probleme. Als Lösung für den normalen Projektalltag, wo keine entsprechende Serverinfrastruktur zur Verfügung steht, ist aber ein Google-Kalender ein guter Workaround, um sowohl die Kalender.app unter Mac OS X mit iCloud und Microsoft Outlook nutzen zu können.

Getestet unter Mac OS X Yosemite 10.10(.2), iOS 8.1(.3) und Kalender.app 8.0

Veröffentlicht von Josef Seidl

Josef Seidl hat an der TU München und der Stanford University Wirtschaftsinformatik studiert, bevor er mit INNOSPOT sein eigenes Unternehmen gründete. Er ist begeistert von Technik, schätzt performante Webseiten und ist gerne in den Bergen unterwegs. Zu finden ist er auch bei LinkedIn und privat bei Twitter.