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Wissensmanagement mit Evernote – Nie mehr etwas vergessen

In der Praxis finden Tools wie OneNote, iCloud Notizen oder Google Keep als kleine Merkhilfe häufig Anwendung. Aber auch die gelben Klebezettel an den Computerbildschirmen finden sich noch zu Hauf. Sowohl die verschiedenen Softwareprodukte als auch die klassischen Methoden helfen uns dabei nichts zu vergessen. Auch Evernote hat sich diesem Ziel verschrieben: Nie mehr etwas vergessen.

Evernote ist ein – mittlerweile nicht mehr ganz so junges – Startup Unternehmen, dass im Jahr 2008 in Redwood City, Kalifornien gegründet wurde. Es beschäftigt sich im Kern mit der digitalen Aufgabenverwaltung. So können Notizen, To-Do-Listen, Bilder, Dokumente, Sprachaufzeichnungen und vieles mehr in einfacher Art und Weise in der digitalen Ablage von Evernote gespeichert werden.

Möglich wird die Realisierung dieses Vorhabens durch Software für nahezu jedes Betriebssystem. Die Daten werden hierbei ständig in Echtzeit mit den verschiedenen Endgeräten des Anwenders synchronisiert. Hat man das eigene Gerät gerade nicht zur Hand, kann man seine Daten aber auch problemlos über eine Webanwendung abrufen.

Evernote Preismodell

Das Preismodell von Evernote gliedert sich in drei Kategorien, die sich von einer kostenlosen Einsteigerversion bis hin zu einer Businessversion erstrecken und sich nur im Funktionsumfang und Speicherplatz unterscheiden.

PreisDatenvolumenFunktionen
Evernote Freekostenlos60 MB Upload / Monat
Notizgröße bis 25 MB
Anlegen und teilen von Notizen und Notizbüchern
Freigabe für andere Nutzer zur Notizanzeige
Evernote Premium5 € / Monat bzw.
40 € / Jahr
(Als Telekomkunde aktuell 1 Jahr gratis)
1 GB Upload / Monat
Notizgröße bis 100 MB
Präsentationsansicht
Intelligente Suche (Durchsuchen von PDF und Notizen)
Offline-Notizbücher
Bearbeitungsfunktion für freigegebene Nutzer
Evernote Business10 € / Monat je Nutzer2 GB Upload / Monat (beruflich)
+ 2 GB Upload / Monat (privat)
Notizgröße bis 100 MB
Benutzerverwaltung
Verbindung zwischen privat und beruflich
allgemeine Teamfunktionen

Funktionen und Anwendungsbereiche

Evernote hat eine sehr überschaubare und übersichtliche Struktur. Es gibt Notizbücher und Notizen. Notizbücher können jedoch zusätzlich noch in Form eines „Stapels“ hierarchisch gegliedert werden. Im Beispiel sehen Sie das Notizbuch Beruf/Karriere welches 9 Notizen enthält. Zudem sehen Sie einen Stapel Blog-IT-Solutions der aus zwei Notizbüchern besteht.

Freigabe

Es können einzelne Notizen oder auch ganze Notizbücher freigegeben werden, die dann von anderen betrachtet und/oder bearbeitet werden können. Letzteres ist nur möglich, wenn der „Anbieter“ der Notiz einen Premiumaccount besitzt. Der Empfänger benötigt aber lediglich ein kostenloses Konto. Durch die Bearbeitungsfunktion können Studierende beispielsweise wunderbar Mitschriften untereinander austauschen. Die Funktion eignet sich aber auch sehr gut zur Erstellung eines gemeinsamen Reiseplans.

Multimedia

Mit Evernote lassen sich auch Bilder, Dateien und Sprachnotizen verwalten. Die Evernote Smartphone Apps haben eine integrierte Fotofunktion, die es ermöglicht, schnell Fotos zu schießen und diese gleich mit einer Notiz zu versehen oder eine Sprachnotiz dazu aufzunehmen. Ein weiteres Feature ist die OCR-Erkennung. Handschriftliche Scan’s oder Bilder können bis zu einem bestimmten Schriftgrad erkannt und anschließend durchsucht werden. So können zum Beispiel auch handgeschriebene Dokumente abfotografiert und verwaltet werden. Zusätzlich erkennt Evernote auch Visitenkarten und kann dazu einen neuen Kontakt im Telefonbuch anlegen.

Formatieren

Evernote bietet die wichtigsten Formatierungswerkzeuge an. Neben Standardfunktionen wie Schriftgröße, Schriftart und weiteren Schriftauszeichnungen können auch Trennlinien, Tabellen und Checkboxen eingefügt werden. Letzteres eignet sich hervorragend für To-Do-Listen. Auch wenn die Funktion ihren Zweck erfüllt, fehlen hier z.B. die Angabe von Stichtagen, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss.

Die integrierte Erinnerungsfunktion versucht zwar diesen Nachteil aufzuheben, sie kann jedoch nur auf Notizebene, also für eine komplette Notiz und nicht für einzelne Punkte in der Notiz, festgelegt werden.

Weitere Funktionen und Apps

Schlagwörter: Durch Schlagwörter bzw. Tags können Notizen in einer Tagcloud zusammengefasst und durchsucht werden.

Papierkorb: Versehentlich gelöschte Notizen liegen im Papierkorb und können wiederhergestellt werden. Der Papierkorb stellt hierbei ein eigenes Notizbuch dar.

Atlas: Alle Notizen mit Ortsangaben (GPS-Daten) werden auf einer Karte dargestellt, um nachzuvollziehen, wo eine Notiz erstellt wurde.

Evernote Clipper: Add-On für verschiedene Browser zum Speichern von Links, Bildern und Texten auf Internetseiten. Bei der Nutzung von Evernote ist dieses Add-On sehr nützlich, da kinderleicht einzelne Webseiten (ohne Sidebar und Werbung) als Notiz mit wenigen Klicks gespeichert werden können.

Evernote Skitch: Zusätzliche App bzw. Anwendung um Markierungen in Bildern zu erstellen, wie beispielsweise das Einfügen von Pfeilen, Rahmen und Texten. Ideal geeignet für das gemeinsame Arbeiten an multimedialen Objekten wie beispielsweise Bildern.

Wunschliste

Obwohl Evernote bereits über einen großen Funktionsumfang verfügt, so gibt es doch eine entscheidende Schwachstelle, durch die zahlreiche Anwender bereits das Produkt meiden. Es geht um das Thema Datenschutz. Im Standard werden Notizen sowohl lokal als auch auf den Servern von Evernote im Klartext gespeichert, was ein erhebliches Datenschutzrisiko – vor allem bei sensiblen Daten wie Notizen über Krankheiten – birgt. Zwar bietet Evernote an, einzelne Textpassagen in Notizen zu verschlüsseln, dies ist aber aktuell nicht wirklich praxistauglich. Wer möchte schon bei jedem Öffnen einer Notiz ein ewig langes Passwort eingeben?

Hier muss Evernote in nächster Zeit unbedingt nachbessern, um nicht sicherheitsbewusste Anwender und vor allem Unternehmen als Kunden zu verlieren.

Fazit

Evernote eignet sich hervorragend, um sich schnell Ideen oder Gedanken aufzuschreiben und diese später zu vervollständigen. Durch die Synchronisation ist das sogar auf verschiedenen Endgeräten ein Kinderspiel. Vor allem als Blog Autor lassen sich so Artikel fast vollständig aus Evernote erstellen, wenn man Inspirationen mit dem Handy abfotografiert und die Gedanken am Computer ausformuliert. Zusätzlich lassen sich durch die leichte Bedienung Notizen rasch freigeben und bearbeiten.

Getestet unter Evernote Version 5.5(.0) für Mac OS X

Veröffentlicht von Christoph Engl

Christoph Engl studiert Wirtschaftsinformatik, ist Junior SAP Consultant und schreibt für Blog IT-Solutions. Er widmet sich gerne effizenten IT-Hilfsmitteln und Gadgets. In der Freizeit sind neben der Musik auch Wandern, Fahrradfahren und Reisen Ideengeber für ihn. Nehmen Sie jetzt mit ihm Kontakt über XING auf.

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